Archiwum: obowiązki

Umiejętności negocjacyjne specjalistów ds. zakupów

umiejętności negocjacyjneDoświadczenie w określonej branży oraz wieloletnie wykształcenie kierunkowe, w głównej mierze determinuje wybór potencjalnego pracownika. W przypadku pracy na  stanowisku specjalisty ds. zakupów, bardzo ważne są umiejętności komunikacyjne oraz negocjacyjne. Choć umiejętności komunikacyjne w głównej mierze zależą od charakteru i usposobienia kandydatów, to umiejętności negocjacyjnych da się nauczyć.

Praca na stanowisku specjalisty ds. zakupów w głównej mierze dotyczy spotkań z dostawcami, ustalaniu cen oraz warunków współpracy, które zadowolą obydwie strony. W tym przypadku umiejętności negocjacyjne specjalistów ds. zakupów są niezbędne, dlatego pracodawcy w trosce o jak najwyższe kompetencje zatrudnianej załogi, oferują pracownikom darmowe szkolenia i kursy, które pomagają im poznawać techniki oraz strategie efektywnych negocjacji.

Dlaczego zatem umiejętności negocjacyjne specjalistów ds. zakupów są tak ważne:?

Po pierwsze: Dobrze rozegrana rozmowa z dostawcami, wpłynie na lepszą i efektywniejsza jakość oferowanej usługi.

Po drugie: Osoby, które potrafią negocjować, są uważane za bardziej kompetentne i błyskotliwe. W tym przypadku kontrahent będzie chciał nawiązać z wami współpracę na dłużej.

Po trzecie: Umiejętnie przeprowadzone negocjacje sprawią, że każda ze stron będzie przekonana, że coś zyskała: specjalista ds. zakupów świetną cenę produktów, zaś dostawca znakomitego klienta.

Jak zatem efektywnie negocjować:?

  • Bądź pozytywny i pewny siebie
  • Bądź zdecydowany i nie daj ponieść się emocjom
  • Uważnie słuchaj rozmówcy
  • Weź pod uwagę kompromisy
  • Zwróć uwagę na komunikację niewerbalną, która ułatwi konwersację

Specjalista ds. zakupów i jego relacje z dostawcami

relacje z dostawcamiBiorąc pod uwagę wymagania stawiane kandydatom ubiegającym się o pracę na stanowisku specjalisty ds. zakupów, dostrzec można, iż najważniejsze dla pracodawcy są umiejętności komunikacyjne. Choć umiejętność ta jest bardzo ważna w każdym zawodzie, to w przypadku specjalistów ds. zakupów, komunikacja interpersonalna oraz łatwość w nawiązywaniu kontaktów jest elementem niezbędnym, a wręcz koniecznym.

Pracodawcy, poszukując pracowników na stanowisko specjalisty ds. sprzedaży, bardzo często biorą pod uwagę osoby, które mają już doświadczenie w podobnej branży. Głównym powodem, który zmusza pracodawców do takiego postępowania, jest obszerna wiedza kandydatów na temat produktów oferowanych przez firmę, a także ich znajomości z najbardziej cenionymi dostawcami na rynku.

Zadaniem specjalistów ds. zakupów jest nie tylko zapewnienie firmie niezbędnych produktów oraz materiałów, ale przede wszystkim zbudowanie portfela zaufanych, wartościowych dostawców.

W tym wypadku umiejętności komunikacyjne oraz interpersonalne specjalistów ds. sprzedaży mają bardzo duże znaczenie. W tym zawodzie nie ma miejsca dla osób nieśmiałych, skrytych oraz introwertycznych. Podobnie jak specjaliści ds. sprzedaży, osoby pracujące w dziale zakupów mają za zadanie, utrzymać trwałe więzi z interesariuszami.

Jakie zatem korzyści dla firmy uzyskują specjaliści ds. zakupów,  utrzymując idealne relacje z dostawcami?

  • Zawsze wartościowe produkty oraz materiały
  • Dostawy realizowane w efektywny sposób
  • Gwarancja jakości oferowanych dóbr
  • Liczne pakiety promocyjne i zniżki dla zaufanych klientów
  • Osobiste korzyści w postaci wyjazdów integracyjnych lub darmowych szkoleń

Mobilny Specjalista ds. zakupów

specjalista ds. zakupówPraca na stanowisku specjalisty ds. zakupów najczęściej ma charakter stacjonarny i nie wymaga od osób pracujących w tym zawodzie dyspozycyjności związanej z częstymi wyjazdami. Przeglądając oferty pracy dotyczące tego stanowiska, można jednak dostrzec, iż coraz większa ilość przedsiębiorstw zastrzega sobie mobilny charakter pracy i wymaga od kandydatów czynnego prawa jazdy oraz chęci do udziału w wielu wyjazdach służbowych.

Główną przyczyną, która zmusza specjalistów ds. zakupów do częstych podróży, są organizowane w Polsce oraz w krajach sąsiednich liczne targi oraz konferencje. Udział w takich przedsięwzięciach pozwala specjalistom dokładnie poznać, a przede wszystkim pozyskać nowych dostawców. Dodatkowym elementem, który sprawia, że praca specjalisty ds. zakupów ma charakter mobilny, są częste tzw. wyjazdy integracyjne, organizowane przez pracodawców w celu zacieśnienia więzi z dostawcami.

Choć sprzedaż i zakupy stanowią zazwyczaj dwa odrębne działy w przedsiębiorstwie, to niejednokrotnie obowiązki specjalistów ds. zakupów szczególnie tych mobilnych upodabniają się do obowiązków przedstawicieli handlowych. Jednakże w przypadku specjalistów ds. zakupów głównym celem ich pracy jest pozyskanie, jak największej ilości wartościowych dostawców oraz wynegocjowanie jak najlepszych cen, oraz warunków dotyczących współpracy.

Specjalista ds. zakupów i jego kluczowa rola w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa

specjalista ds. zakupówStanowisko specjalisty ds. zakupów znane również pod nazwą purchasing specialist jest jednym z najbardziej pożądanych i najczęściej poszukiwanych zawodów w ostatnich latach. Jakie zatem obowiązki spoczywają na osobach trudzących się tym zawodem i co tak naprawdę determinuje, że powyższe stanowisko wymaga od kandydatów posiadania wielu nieszablonowych umiejętności?

Do głównych obowiązków specjalisty ds. zakupów należy sprawowanie pieczy oraz kontroli nad organizacją działu zakupów, oraz całego przedsiębiorstwa. Trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie przedsiębiorstw produkcyjnych oraz hurtowni, które nie posiadają wyspecjalizowanego działu ds. zakupów. Na każdym pracowniku tego działu spoczywa ogromna odpowiedzialność, dysponowania budżetem danego przedsiębiorstwa.

Biorąc pod uwagę różne przedsiębiorstwa, specjalizujące się w odmiennych branżach, dostrzec można podobieństwo obowiązków, jakie wykonują specjaliści ds. zakupów.

Jakie zatem obowiązki wykonują specjaliści ds. zakupów?

Po pierwsze analiza: Analiza dostawców jest kluczowym elementem funkcjonowania całego przedsiębiorstwa. To dzięki tym działaniom specjaliści ds. zakupów mogą wybrać optymalne rozwiązania, które wiążą się z jakością materiałów oraz z konkurencyjnymi cenami.

Po drugie negocjacje: Zasadniczym elementem podczas zawierania każdej umowy jest umiejętne prowadzenie negocjacji cenowych.

Po trzecie utrzymywanie trwałych relacji z dostawcami: Jest to jedno z kluczowych zadań, które spoczywają na specjalistach ds. zakupów. Stworzenie właściwych i przyjacielskich relacji z dostawcami pomoże w sfinalizowaniu niejednej transakcji. Specjaliści ds. zakupów, którzy wykonują ten zawód od wielu lat, zdają sobie sprawę z faktu, iż utrzymywanie poprawnych stosunków z dostawcami niejednokrotnie pomogło im w zrealizowaniu pilnego zamówienia.

Po czwarte ciągła kontrola: Wynegocjowanie odpowiednich i cen i obietnica dostawcy, że materiały dotrą do nas na czas, niestety nie wystarcza.  Tuż po sfinalizowaniu transakcji, specjaliści ds. zakupów muszą pamiętać o rzetelnym zapoznaniu się z dokumentami po sprzedażowymi oraz pamiętać o zweryfikowaniu przysłanych materiałów. Ponadto na pracownikach działu zakupów ciąży odpowiedzialność systematycznego monitorowania obecnych stanów magazynowych i przygotowywania planów zakupów na najbliższe tygodnie, a nawet miesiące.

Specjalista ds. zakupów pracownikiem o wysokich dochodach

pracownik o wysokich dochodachFirmy, w których występuje dział zakupów, a wraz z nim istnieje konieczność zarządzania procesami zakupowymi, potrzebują w swoim zespole specjalistę ds. zakupów. Głównym zadaniem tego pracownika jest dopilnowanie, aby organizacja działu zakupów była na najwyższym poziomie. Mimo że stanowisko może wydawać się dosyć łatwym zajęciem i wielu osobom zakupy kojarzą się wręcz z przyjemnością, to trzeba zdawać sobie sprawę z ogromu zadań, jakie musi wykonać specjalista ds. zakupów.

Zadania są uzależnione od profilu działalności firmy – inne obowiązki czekają na specjalistę w firmie dystrybuującej artykuły spożywczej, a inne w firmie dystrybuującej np. stal inżynieryjną. Jednak zwykle część obowiązków jest podobna, tj. przeprowadzanie negocjacji z dostawcami i stały kontakt z nimi, dbanie o terminowość i realizację zamówień, ścisła współpraca z pozostałymi działami w firmie (w szczególności z działem planowania), a także śledzenie stanów magazynowych przedsiębiorstwa.

Za tak dużą liczbę zadań czeka oczywiście wysokie wynagrodzenie – zarobki te wahają się między 3500 a 6500 złotych brutto, w zależności od wielkości firmy i regionu.

Specjalista ds. zakupów niezbędnym elementem działu zakupów

specjalista ds zakupówSpecjalista ds. zakupów to zawód coraz bardziej pożądany na rynku pracy. Osoba na tym stanowisku ma za zadanie sprawować pieczę nad właściwym funkcjonowaniem działu zakupów w firmie.  Nie jest to łatwa praca, bowiem wymaga dużej odpowiedzialności i organizacji, dlatego na to stanowisko poszukiwani są kandydaci o analitycznym umyśle oraz świetnej komunikatywności.

Ale to nie wszystkie wymagania, jakie stawiają rekruterzy. Do działu zakupów poszukiwani są specjaliści z reguły z wyższym wykształceniem i bogatym doświadczeniem zawodowym. Kierunek ukończonych studiów również jest bardzo ważny – mile widziane są studia ekonomiczne (ekonomia, zarządzanie, logistyka). U przyszłego pracownika nie może zabraknąć doskonałej znajomości języka angielskiego, aby swobodnie porozumiewać się z zagranicznymi dostawcami. Dodatkowy język obcy jest jak najbardziej wskazany, gdyż zwiększa to szansę na zatrudnienie i lepszą posadę.

Specjalista do spraw zakupów może liczyć na atrakcyjne wynagrodzenie, które jest uzależnione od kwalifikacji, a także regionu Polski. W większych miastach doświadczony specjalista otrzyma nawet 6 tysięcy złotych brutto.

Czy wypalenie zawodowe grozi specjaliście ds. zakupów?

wypalenie zawodoweSyndrom wypalenia zawodowego pierwszy raz opisał psychiatra H.J. Freudenberg w latach siedemdziesiątych XX wieku. Początkowo wypalenie zawodowe łączono głównie z zawodami, które były związane z udzielaniem pomocy: policjantami, strażakami czy ratownikami medycznymi. Aktualne badania pokazują, że ponad 40% pracowników korporacji jest dotkniętych tym syndromem. Dzisiejsza rzeczywistość na rynku pracy sprawia, że wypalenie zawodowe może dotknąć praktycznie każdego pracownika.

Na specjaliście zakupów spoczywa bardzo duża odpowiedzialność, zwłaszcza gdy zaopatrzenie jest kluczowym segmentem dla realizacji strategicznych celów firmy. Syndrom wypalenia zawodowego związany jest ze stresem wynikającym z wykonywanej pracy. Jego objawami są długotrwałe zmęczenie, brak satysfakcji, problemy ze snem czy uczuciem pustki. Przyczyn wypalenie zawodowego upatruje się w zbyt trudnych zadaniach, zbyt dużej ilości obowiązków lub też monotonni i nudzie. Czynnikiem generującym symptom mogą być także nadmierne oczekiwania pracodawcy lub wytwarzana presja czasowa. Specjalista ds. zakupów codziennie musi sprostać wielu z tych wyzwań.

Im szybciej zdiagnozowane wypalenie zawodowe u pracownika tym łatwiejsze pokonanie syndromu. Gdy praca przestaje sprawiać satysfakcje i pojawia się zmęczenie warto postarać się o nowe wyzwania. Specjalistyczny kurs, ciekawe szkolenie czy nauka języka obcego są doskonałym bodźcem. Dodadzą pewności siebie i wiary we własne siły. Ważnym aspektem jest zachowanie równowagi między życiem prywatnym i zawodowym. Każdy pracownik, w tym specjalista ds. zakupów musi mieć czas na regenerację i wypoczynek.

Specjalista ds zakupów – ewolucja stanowiska 

Ewolucja stanowiska specjalisty ds zakupówPozycja specjalisty ds zakupów w przedsiębiorstwach, dla których zakupy mają strategiczne znaczenie stopniowo ewaluowała. Pracownik ds zakupów jest odpowiedzialny za realizację wyznaczonych celów w ramach danej grupy asortymentowej. W dużych przedsiębiorstwach kluczowy asortyment posiada swoich specjalistów od zakupów nazywanych menadżerami kategorii asortymentowej. Są to osoby nadzorujące cały proces zaopatrzenia, od momentu powstania zapotrzebowania na dany towar. W wielu przedsiębiorstwach stanowisko specjalisty ds zakupów stało się stanowiskiem menadżerskim. W związku z tym od pracowników odpowiedzialnych za zakupy pracodawcy oczekują coraz częściej kreatywności czy umiejętności zarządzania projektami. Na drugi plan schodzą zaś zdolności negocjacyjne.

Im wyższa ranga zakupów w firmie, tym większe wsparcie dla specjalisty ds zakupów w postaci systemów informatycznych oraz wykorzystujących je procedur. Wparcie informatyczne obejmuje wszystkie etapy realizacji zamówienia, od planowania po finalizację dostaw. Narzędzia IT stanowią nieodzowne wsparcie w procesie składania zapotrzebowań i kontroli realizacji umów. Bardzo popularnym narzędziem wykorzystywanym przez specjalistów ds zakupów w ramach wsparcia informatycznego jest system klasy eProcurement. Ma on kluczowe znaczenie w przedsiębiorstwach o rozproszonej lokalizacji. Udostępnia całej organizacji wynegocjowane centralne warunki umów ramowych. Są one generowane w postaci katalogu elektronicznego. Jednocześnie system eProcurement zmusza dział zakupów do stosowania określonych procedur przy zatwierdzaniu zapotrzebowań.

Rozwój stanowiska o cechy menadżerskie oraz nacisk na wykorzystanie w pracy narzędzi informatycznych to dwa kluczowe aspekty ewolucji specjalisty ds zakupów.

Kim jest specjalista ds. zakupów?

Jeśli nie przepadasz za codziennymi zakupami lub nudzi Cię chodzenie między sklepowymi półkami to pomyśl, że są ludzie, którzy zawodowo zajmują się robieniem zakupów i to na znacznie szerszą skalę, niż zwykła przechadzka po galerii handlowej. Jeśli chcesz poczytać na temat specjalisty ds. zakupów i jego zawodu, zapraszamy Cię do lektury.

b46Wbrew temu, co się może wydawać, praca specjalisty ds. zakupów nie polega na chodzeniu po sklepach i wybieraniu produktów przeznaczonych dla kogoś. Specjalista ds. zakupów to nie stylista. Osoba, która zajmuje się strategią zakupową w danej firmie musi posiadać bardzo wiele różnych umiejętności. Musi znać się na ekonomii i kwestiach finansowych, posiadać zdolności organizacyjne oraz HR-owe. Nie ma jednego kierunku studiów, który przygotowywałby do pracy w zawodzie specjalisty ds. zakupów. Tak naprawdę to doświadczenie liczy się najbardziej i kilkuletni staż pracy na tym stanowisku jest bardziej ceniony niż świstek ze szkoły wyższej.

Specjalista ds. zakupów tworzy strategię dotyczącą zakupów w danym przedsiębiorstwie. Pilnuje, by dostawy produktów i materiałów były ciągłe, a koszty zoptymalizowane. Pracownik musi ciągle trzymać rękę na pulsie i analizować sytuację na rynku pracy, negocjować warunki umów i utrzymywać kontakty z dostawcami.

Statyczna zamiast dynamicznej

Gdy podejmowałam pracę w zawodzie specjalisty ds. zakupów Ełk miałam nadzieję, że moja praca będzie nieco bardziej mobilna, a mniej statyczna. Myślałam, że od czasu do czasu będę wyjeżdżała z misją odwiedzenia różnych producentów i sprawdzenia jakości oferowanych przez nich materiałów i półproduktów. Szczerze mówiąc – liczyłam na właśnie taki rodzaj pracy.

a46W rzeczywistości okazało się jednak, że praca znacznie odbiega od moich wyobrażeń, bo niemal cały czas, przez osiem godzin dziennie siedzę przed komputerem i wlepiam oczy w internetowe wersje poszczególnych katalogów produktów. Niektórzy producenci przysyłają nam również wersje papierowe wraz z cennikami, co jest miłą odmianą i odskocznią od komputera. Jestem przekonana, że od kiedy rozpoczęłam pracę w zawodzie specjalistki mój wzrok bardzo się popsuł, mimo, że zawsze używam okularów z antyrefleksem.

Jedyną zaletą mojego stanowiska pracy jest dość wysokie wynagrodzenie – najwyższe, jakie do tej pory miałam. To właśnie ono nadal trzyma mnie w tej firmie i odstrasza od kolejnych poszukiwań pracy. Z drugiej strony pracodawcy niezbyt przychylnie patrzą na kandydatów, którzy w CV mają zaznaczonych dużo miejsc pracy, ale w bardzo krótkich okresach czasu. Oznaczać to może, że po zatrudnieniu takiego pracownika ten dość szybko zrezygnuje z posady i na nowo trzeba będzie organizować rekrutację.